Organisation du travail dans nos instances

L’organisation du travail peut causer bien des maux de tête aux parents engagés dans les comités de parents, les conseils d’établissement et les comités EHDAA.

Que ce soit pour partager des fichiers ou assurer le transfert d’informations entre les années scolaires, les façons de faire sont variables d’un endroit à l’autre et il peut être difficile de s’y retrouver pour un parent bénévole.

Lors de la rencontre des présidences de comité de parents de novembre 2023, les participants ont échangé sur les bonnes pratiques liées à l’organisation du travail dans leurs instances. Voici quelques éléments qui ont ressorti.

Sites web

Le comité de parents du CSS Marie-Victorin a créé un site web contenant toute l’information nécessaire pour le public et les membres du comité. Le site web est extrait d’un Google Drive, grâce à un partage public et à un partage privé pour les besoins du comité exécutif. Il faut bien sûr des compétences informatiques pour arriver à ce résultat exhaustif et convivial, mais il s’agit d’un modèle exemplaire! Avis à tous : le site web contient une page «Documentation», qui centralise de nombreux bons coups, archives et documents de référence desquels tous peuvent s’inspirer dans leurs instances!

Certains comités de parents ont accès au site web du centre de services scolaire et peuvent y déposer eux-mêmes des documents, comme leurs procès-verbaux. D’autres passent par le personnel du CSS pour déposer les documents d’intérêt public sur le site web. Il s’agit de trouver une façon de fonctionner qui conviennent au comité de parents et au CSS.

Partage et transfert des informations entre les membres

Les pratiques pour le partage d’informations entre les membres varient grandement d’un endroit à l’autre.

Dans des comités de parents, les documents utiles sont déposés sur Sharepoint par le CSS. C’est une plateforme et un processus qui sont stables, mais lorsqu’il est nécessaire de passer par une employée du CSS, cela implique moins d’agilité pour le comité de parents, car les parents bénévoles ne peuvent faire de modifications eux-mêmes.

Pour d’autres comités de parents, une clé USB contenant toute la documentation, les notes et les observations des années précédentes est transmise à la nouvelle présidence du CP à chaque année.

Il est aussi possible d’organiser une rencontre annuelle des représentants qui a pour objectif de s’échanger toutes les informations pertinentes à leur travail.

De nombreux CSS fournissent des adresses courriel du CSS aux membres du comité de parents, ou à certains membres du CP, comme la présidence et le responsable des communications. Cela facilite la passation de pouvoir, car la même adresse est utilisée d’une année à l’autre pour le même poste. L’utilisation d’adresses personnelles peut être un enjeu, parce que la prochaine personne à occuper un poste n’aura pas accès à l’historique.

Du côté des écoles, plusieurs mettent un Teams à la disposition du conseil d’établissement. Il est donc possible de créer des canaux avec des fichiers, des dossiers d’archivage et des discussions structurées entre les membres. De plus, les nouveaux membres ont accès aux archives des années précédentes.

Matériel informatique

Certains CSS mettent un ordinateur à la disposition de chacun des membres du comité exécutif du CP. Rappelez-vous cependant que l’exécutif n’est pas obligatoire et n’est pas prévu par la loi.

Soutien administratif

Les comités de parents sont la seule instance du milieu scolaire composée exclusivement de parents bénévoles. Sans une personne désignée pour réaliser le travail administratif, il est plus difficile d’accomplir les fonctions et les obligations du CP, d’assurer des suivis, de préparer le budget, de rédiger les procès-verbaux, etc.

Il est possible d’engager une secrétaire à même le budget du CP. Habituellement employée à temps partiel, cette personne employée du CP devient bien souvent la mémoire collective du comité et est facile d’accès.

D’autres comités de parents bénéficient du travail administratif d’un employé du CSS. Cet employé travaille un nombre déterminé d’heures par semaine pour le comité de parents.

Il est dans l’intérêt du CSS d’assurer une continuité administrative et technique au comité de parents! Si vous estimez qu’une augmentation du budget de votre comité de parents est nécessaire, vous pouvez en discuter avec la direction générale de votre CSS. Assurez-vous de faire une évaluation précise des besoins de votre comité de parents concernant le coût du soutien administratif et des équipements nécessaires à votre fonctionnement. Pour en savoir plus sur le budget du comité de parents, consultez notre fascicule thématique à ce sujet.

Pour aller plus loin

Il est évident que la collaboration entre le comité de parents et le centre de services scolaire est un élément important pour une organisation efficace du travail et des documents dans les comités de parents. Il s’agira d’un thème de discussion lors de la prochaine rencontre des présidences de comité de parents qui aura lieu le 8 février 2024. Les informations au sujet de la rencontre ont été envoyées aux membres de la Fédération.

Avez-vous d’autres bonnes pratiques à partager concernant l’organisation du travail dans nos instances de participation parentale? Dites-le-nous en commentaire de la publication sur Facebook ou écrivez-nous!